01 — Webportaler

Saml kunder, medarbejdere, data og processer ét sted

En webportal er ikke et website med login. Det er det sted, hvor arbejdet foregår: den samler mennesker, oplysninger og opgaver i én løsning, så ingen behøver gætte på, hvor tingene ligger, eller hvad status er.

Vi bygger portaler til virksomheder, der er vokset ud af regneark, mailtråde og standardsystemer, som næsten passer. Vi starter altid med arbejdsgangen — ikke med teknologien — og bygger løsningen omkring den måde, I faktisk arbejder på.

Hvad det er

Ét sted i stedet for fem

I de fleste virksomheder er informationen ikke væk — den er spredt. En del ligger i økonomisystemet, en del i mailen, en del i et regneark, som én bestemt medarbejder vedligeholder, og resten sidder i hovedet på de mennesker, der har været der længst. Det fungerer, indtil der bliver flere kunder, flere kolleger eller flere krav til dokumentation.

En webportal samler det. Brugeren logger ind og møder præcis den information og de handlinger, som netop den rolle har brug for: sin egen sag, sine egne dokumenter, sine egne opgaver. Bag facaden er der ét datasæt, én sandhed og én historik — i stedet for fem versioner af samme oplysning.

Resultatet er sjældent, at folk arbejder hurtigere. Det er, at de holder op med at lave arbejde, der ikke skulle laves: dobbeltindtastning, jagt på filer, statusmails og rettelser af fejl, der stammer fra to systemer, der ikke var enige.

Webportaler, der gør det lettere at arbejde, dele information og skabe overblik — og som fortsætter med at passe til jer, når arbejdsgangen ændrer sig.

Hvornår det giver mening

Kender I bare ét af disse punkter, er der noget at hente

Det er sjældent ét stort problem, der udløser behovet. Det er summen af mange små omveje, som alle er blevet normale.

Samme oplysninger tastes ind i flere systemer.
Vigtige filer ligger i mailtråde, chat og på skrivebordet.
Ingen kan svare på status uden at spørge en kollega.
Kunder og medlemmer ringer for at høre, hvor sagen ligger.
Regneark er blevet det system, virksomheden reelt kører på.
Godkendelser sker på mail, og ingen kan se, hvad der blev besluttet.

Det kan være

Typer af portaler, vi bygger

Teknikken er den samme. Forskellen er, hvem der logger ind, og hvad de skal kunne.

Kundeportaler

Kunderne får ét sted at se status, hente dokumenter, uploade materiale og skrive til jer. I slipper for at svare på de samme spørgsmål i mailen, fordi svaret allerede står i portalen.

Medarbejderportaler

Vagtplaner, retningslinjer, blanketter, registreringer og interne beskeder samlet ét sted. Nye medarbejdere kan finde tingene selv i stedet for at spørge sig frem.

Partner- og forhandlerportaler

Forhandlere og samarbejdspartnere får adgang til priser, materiale, bestillinger og historik — med præcis den adgang, de skal have, og ikke mere.

Medlemsportaler

Medlemmerne opdaterer selv oplysninger, ser betalinger og tilmelder sig aktiviteter, mens administrationen arbejder i ét datasæt med fuld historik.

Selvbetjeningsløsninger

Ansøgninger, bookinger, anmeldelser og indberetninger, hvor brugeren udfylder én gang, og data lander direkte dér, hvor de skal bruges.

Dokument- og administrationsportaler

Kontrakter, godkendelser og sagsakter med kategorier, versioner og rettigheder — så det altid er tydeligt, hvad der er gældende, og hvem der har set det.

Sådan gør vi

Fra arbejdsgang til portal i drift

Vi begynder ikke med at spørge, hvilke funktioner I vil have. Vi begynder med at forstå, hvad der skal være lettere.

Vi kortlægger arbejdsgangen

Vi starter med den måde, I arbejder på i dag — hvem der gør hvad, hvornår, og hvor tingene går i stå. Ikke med en teknisk kravspecifikation.

Vi skærer til

Vi finder de skridt, der reelt skaber værdi, og fjerner dem, der kun findes, fordi systemet i dag kræver det. Det er her, de fleste timer bliver sparet.

Vi bygger den første version

I får en portal, der løser den vigtigste arbejdsgang først, i stedet for at vente et år på det hele. Så snart den er i brug, ved vi, hvad næste skridt skal være.

Vi udvider i drift

Nye roller, nye felter, nye automatiseringer. Portalen vokser med jer, og I får en fast kontakt til den, der har bygget den.

Cases

Før. Efter. Resultatet

To portaler, hvor arbejdsgangen blev enklere — og hvad virksomheden konkret fik ud af det.

Medlemsportal

Fra tre Excel-ark til én medlemsportal

Før: Medlemsdata lå i tre regneark, betalinger i økonomisystemet og alle henvendelser i en fælles mailboks. Hver medarbejder havde sin egen måde at holde styr på det.
Problemet: Ingen vidste, hvilket ark der var det nyeste. De samme oplysninger blev tastet flere steder, og administrationen brugte timer hver uge på at finde, sammenligne og rette data. Når et medlem ringede, tog det flere minutter blot at finde sagen.
Løsningen: Vi samlede medlemmer, betalinger, tilmeldinger og dokumenter i én portal med selvbetjening, roller og adgangsstyring. Medlemmerne fik deres eget login, administrationen fik et arbejdsbillede bygget om deres faktiske arbejdsgang, og økonomisystemet blev koblet på i stedet for udskiftet.
Efter: Medlemmerne opdaterer selv oplysninger og henter deres egne dokumenter. Administrationen arbejder i ét system med fuld historik og kan svare på et spørgsmål med det samme.

Resultatet

Ca. 12 timers manuelt arbejde sparet om ugen
Ét datasæt i stedet for tre regneark
Selvbetjening til alle medlemmer
Fuld historik på hver sag

Kundeportal

En kundeportal, der fjernede statusmailene

Før: Kunderne fik status på mail, når der var tid til det. Filer blev sendt frem og tilbage som vedhæftninger, og godkendelser lå spredt i lange tråde.
Problemet: Ingen kunne se, hvilken version der var den nyeste, og halvdelen af arbejdsdagen gik med at svare på 'hvor langt er I?'. Når en godkendelse manglede, opdagede man det først, når leverancen var forsinket.
Løsningen: Vi byggede en kundeportal med projektstatus, fremdrift, upload med beskrivelse, kategoriserede dokumenter, beskeder direkte til den ansvarlige og et godkendelsesflow, hvor kunden enten godkender eller beder om ændringer med en kommentar.
Efter: Kunden kan selv se status, hvad der mangler fra deres side, og hvad der venter på godkendelse. Statusmailene forsvandt, fordi svaret altid står i portalen.

Resultatet

Ingen statusmails i ugentlig drift
Godkendelser dokumenteret med dato og kommentar
Én version af hvert dokument
Kortere tid fra leverance til godkendelse

Det får I med

Fundamentet i hver portal

Uanset hvem der logger ind, er der nogle ting, en portal altid skal kunne, før den kan bruges til noget i hverdagen.

Roller og adgang

Hver bruger ser kun det, der er relevant. Adgang styres pr. rolle, så følsomme oplysninger ikke ligger frit tilgængelige.

Ét datasæt

Oplysninger indtastes én gang og bruges alle steder. Rettes de ét sted, er de rettet overalt.

Status og historik

Alle handlinger sættes i en tidslinje. I kan altid dokumentere, hvad der skete, hvornår og af hvem.

Dokumenter med struktur

Filer får kategori, ejer og version i stedet for at ligge i et delt drev, hvor ingen tør slette noget.

Integrationer

Portalen taler med de systemer, der skal blive — økonomi, mail, kalender eller branchesystem — så I ikke skal skifte alt på én gang.

Drift og videreudvikling

Portalen bliver ikke færdig ved lanceringen. Vi retter, justerer og udvider, efterhånden som arbejdsgangen ændrer sig.

Et konkret eksempel

Ordrestyring bygget 100 % efter jeres måde at arbejde på

En af de opgaver, vi oftest løser i en portal, er styr på ordrer: forespørgsel, tilbud, planlægning, timer, materialer, status og fakturagrundlag samlet ét sted. Vi bygger den om jeres arbejdsgang — ikke omvendt — så I ikke skal presse jeres måde at arbejde på ind i et standardsystem, og så I ejer løsningen.

Læs om ordrestyring

Spørgsmål

Det, vi oftest bliver spurgt om

Hvor lang tid tager det at få en portal?

Den første brugbare version er typisk klar på nogle få uger, fordi vi bygger den vigtigste arbejdsgang først. Derefter udvider vi løbende, mens portalen er i drift. I skal ikke vente et år på at få værdi.

Skal vi skifte alle vores nuværende systemer?

Nej. De systemer, der fungerer, bliver. Portalen lægger sig ovenpå og henter eller sender data, hvor det giver mening. Det, vi fjerner, er dobbeltindtastningen — ikke nødvendigvis systemerne.

Hvem ejer løsningen?

I gør. Portalen bygges til jer, data er jeres, og I er ikke bundet til en licensmodel, hvor prisen stiger, hver gang I får en bruger mere.

Hvad hvis vi ikke selv ved, hvad vi har brug for?

Det er det normale udgangspunkt. Vi begynder med at beskrive arbejdsgangen, som den ser ud i dag, og finder sammen frem til, hvad der skal være lettere. I skal kunne jeres forretning — vi skal kunne oversætte den til en løsning.

Næste skridt

Hvad skal være lettere i jeres virksomhed?

Fortæl os om den arbejdsgang, det system eller den proces, der tager for meget tid. Så ser vi på, hvordan den kan gøres enklere.

Fortæl os om jeres udfordring