Forespørgsel
Henvendelsen lander ét sted — fra formular, mail eller telefon — med kunde, adresse, ønske og aftalt tidspunkt. Ingen sedler, ingen private mailbokse.
Ordrestyring
Ordrestyring, der er
bygget til jeres arbejde
Fra forespørgsel til faktureret — i ét system, hvor ordre, aftale, timer, materialer, status og historik ligger samlet. Ikke i et regneark, en mailboks og en seddel i bilen.
Vi udvikler ordrestyring til virksomheder, hvis arbejdsgang ikke passer ind i et standardsystem: egne opgavetyper, egne priser, egne godkendelser og kunder, der skal kunne følge med. Løsningen bygges om jeres flow — og I ejer den selv.
Hvad det er
Hele opgavens vej — ét sted
Ordrestyring er styringen af en opgave hele vejen: den kommer ind, den bliver prissat og accepteret, den bliver planlagt, den bliver udført, der bliver brugt timer og materialer, og til sidst skal den faktureres og kunne genfindes. I de fleste virksomheder findes alle trinene — de findes bare i forskellige systemer, som ikke er enige.
Det er sjældent selve arbejdet, der er problemet. Det er overleveringerne: mellem den, der aftaler, den, der udfører, og den, der fakturerer. Hver overlevering er et sted, hvor en oplysning kan forsvinde, og hvor nogen skal spørge en kollega for at komme videre.
Et ordresystem, der er bygget til jer, fjerner de overleveringer. Oplysningen tastes én gang, dér hvor den opstår, og alle andre arbejder videre på den samme ordre. Det er også den eneste måde, tallene bagefter bliver til noget, I kan styre efter.
Målet er ikke at arbejde hurtigere. Målet er at holde op med at lave arbejde, der kun findes, fordi systemerne ikke taler sammen.
Hvornår det giver mening
Genkender I bare to af disse, er der noget at hente
Det er sjældent én stor fejl. Det er mange små omveje, som alle er blevet normale.
- Ordren står i en mail, prisen i et tilbud og timerne på en seddel i bilen.
- Nogen skal ringe rundt for at finde ud af, hvad status er på en opgave.
- Materialer bliver købt to gange, fordi ingen kan se, hvad der allerede er bestilt.
- Fakturaen sendes for sent, fordi timer og forbrug mangler.
- Et regneark er blevet det system, hele produktionen reelt kører på.
- Standardsystemet kan 200 ting, men ikke lige det, jeres arbejde kræver.
Ordrens vej
Seks trin, der skal hænge sammen
Alle seks trin findes hos jer i dag. Spørgsmålet er kun, om de ligger i samme system — eller i seks.
Tilbud og accept
Tilbuddet bygges på de priser og poster, I faktisk bruger. Kundens accept bliver gemt med dato, så der aldrig er tvivl om, hvad der blev aftalt.
Planlægning
Ordren fordeles på folk, dage og ressourcer. Alle kan se, hvad de skal i morgen, uden at nogen skal skrive rundt om aftenen.
Udførelse
Timer, materialer, billeder og noter registreres, mens arbejdet sker — fra mobilen, i felter der er skruet sammen til jeres opgavetyper.
Afslutning og fakturering
Ordren lukkes med det, der reelt blev brugt, og grundlaget sendes videre til økonomisystemet. Fakturaen bliver ikke det sted, hvor fejlene opdages.
Historik
Hver ordre kan genfindes: hvad blev aftalt, hvem var der, hvad blev brugt, hvad blev godkendt. Både til reklamationer og til næste tilbud.
Valget
Tilpasser I jer systemet — eller systemet jer?
Der findes gode standardsystemer til ordrestyring, og hvis et af dem passer til jer, skal I bruge det. Problemet opstår, når det næsten passer.
Standardsystemet, der næsten passer
- I skal ændre jeres arbejdsgang, så den passer til systemet.
- Halvdelen af felterne bruges aldrig — de skal stadig udfyldes.
- Prisen stiger, hver gang I bliver én bruger flere.
- Det, I mangler, står på en ønskeliste hos en leverandør, der har 4.000 andre kunder.
- Data ligger i et format, I ikke selv kan komme til.
Ordrestyring bygget til jer
- Systemet bygges om den måde, I allerede arbejder på.
- Kun de felter og trin, der har en funktion hos jer.
- I ejer løsningen og data — ingen licens pr. bruger.
- Ændringer sker, fordi I har brug for dem, ikke fordi nok andre har ønsket dem.
- Integration til det økonomisystem og de værktøjer, der skal blive.
Det får I med
Fundamentet i et ordresystem
Uanset branche er der nogle ting, ordrestyring skal kunne, før den flytter noget i hverdagen.
Ordrekort med alt samlet
Kunde, adresse, aftale, timer, materialer, billeder, noter og dokumenter på ét kort — i stedet for fem steder, hvor fire er halvt udfyldt.
Status alle kan se
Tydelige stadier fra forespørgsel til faktureret. Ingen skal spørge, hvor en opgave ligger, og ingen opgave bliver glemt mellem to personer.
Registrering fra mobilen
Timer og forbrug tastes, mens man står med opgaven. Det er den eneste måde, tallene bliver rigtige på.
Planlægning og fordeling
Overblik over hvem der har hvad hvornår, så dobbeltbookinger og tomme dage bliver synlige, inden de koster penge.
Grundlag til fakturering
Alt forbrug samles automatisk til fakturagrundlag og sendes videre til jeres økonomisystem. Vi bygger ikke bogholderi — vi leverer tallene til det.
Rapporter, I kan bruge
Hvad tjener I på hver opgavetype, hvor løber timerne, hvilke kunder giver mest arbejde. Tal fra driften, ikke fra fornemmelsen.
Eksempler
Før. Efter. Resultatet
To typiske forløb, som viser, hvordan ordrestyring bliver bygget — og hvad den ændrer.
Eksempel — udførende fag
Fra sedler i bilen til ordrer med tal, der passer
- Før
- Opgaver blev aftalt i telefonen, skrevet ned på en seddel og lagt på kontoret. Timer blev noteret bagefter, tit på hukommelse, og materialer blev bogført, når fakturaen fra grossisten dukkede op.
- Problemet
- Fakturaen blev skrevet på et grundlag, ingen kunne dokumentere. Nogle opgaver blev faktureret for lavt, andre først flere uger efter, og når en kunde klagede, fandtes der ingen historik. Kontoret brugte tid på at rekonstruere arbejde, der allerede var lavet.
- Løsningen
- Vi byggede et ordresystem med de opgavetyper og prisposter, virksomheden faktisk brugte. Ordren oprettes ved forespørgslen, tildeles en medarbejder, og timer, materialer og billeder registreres fra mobilen på stedet. Ved afslutning samles grundlaget og sendes til økonomisystemet, som blev koblet på i stedet for skiftet.
- Efter
- Hver ordre har et grundlag, der kan dokumenteres, og fakturaen kan sendes samme uge. Kontoret skal ikke længere gætte, og medarbejderne skal ikke huske noget til om aftenen.
Resultatet
- Fakturagrundlag samlet automatisk på hver ordre
- Timer og materialer registreret samme dag
- Fuld historik pr. ordre til reklamationer
- Færre opgaver faktureret for lavt
Eksempel — produktion og engros
Én ordrestrøm i stedet for tre regneark
- Før
- Ordrer kom ind på mail og telefon og blev skrevet ind i et regneark, som produktionen kiggede i. Lagerstatus lå i et andet ark, og leveringsdatoer blev aftalt ud fra, hvad man mente kunne nås.
- Problemet
- Ingen kunne se, om en ordre kunne leveres, før den var lovet. Regnearket blev rettet af flere samtidig, og salget svarede kunder ud fra tal, der var timer eller dage gamle. Hastesager blev håndteret ved at gå fysisk ned i produktionen.
- Løsningen
- Vi samlede ordreindgang, produktionsstatus og lagertræk i én løsning med tydelige stadier og roller. Salget kan se, hvad der reelt kan leveres, produktionen ser dagens rækkefølge, og hver statusændring skriver sig i en historik.
- Efter
- Leveringsdatoer bliver aftalt på et grundlag, der holder, og alle arbejder i samme tal. Regnearkene er ikke længere systemet — de er højst en rapport.
Resultatet
- Ét fælles ordreoverblik på tværs af salg og produktion
- Lagertræk knyttet direkte til ordren
- Statushistorik på hver ordre
- Færre lovede datoer, der ikke kunne holdes
Spørgsmål
Det, vi oftest bliver spurgt om
Skal ordrestyringen også give kunderne adgang, kan I læse mere om webportaler og specialbyggede webapps.
Hvad betyder ordrestyring egentlig?
Ordrestyring er den samlede styring af en opgave fra den kommer ind, til den er udført og faktureret: forespørgsel, tilbud, planlægning, udførelse, forbrug og afslutning. Ordrestyring bliver først værdifuldt, når alle trin ligger i samme løsning — ellers flytter man bare papirarbejdet.
Kan vi ikke bare købe et standardsystem?
Nogle gange er det det rigtige, og det siger vi, hvis det er tilfældet. Men hvis jeres arbejde har noget særligt — jeres egne opgavetyper, priser, godkendelser eller kunder, der skal have adgang — ender et standardsystem tit med, at I tilpasser jer det. Et system bygget til jer gør det modsatte.
Skal vi skifte økonomisystem?
Nej. Vi bygger ikke bogholderi. Ordresystemet leverer grundlaget videre til det økonomisystem, I bruger i dag, så fakturering og regnskab forbliver, hvor det hører til.
Hvor lang tid går der, før vi kan bruge det?
Den første version dækker den vigtigste strøm — typisk fra ordre til fakturagrundlag — og er normalt klar på nogle få uger. Derefter udvider vi, mens systemet er i drift, ud fra hvad der viser sig at mangle i praksis.
Kan vores kunder få adgang?
Ja. Ordrestyringen kan kobles sammen med en kundeportal, hvor kunden ser status på egne opgaver, godkender og henter dokumenter. Så forsvinder en stor del af de opkald, der kun handler om, hvor langt I er.
Næste skridt
Hvad skal være lettere i jeres virksomhed?
Fortæl os om den arbejdsgang, det system eller den proces, der tager for meget tid. Så ser vi på, hvordan den kan gøres enklere.
Fortæl os om jeres udfordring