Persondatapolitik

Version 1.0 – senest opdateret 12. september 2026

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Cortex Solutions behandler personoplysninger om besøgende på vores hjemmeside, personer der kontakter os, potentielle kunder, kunder, leverandører og øvrige forretningsforbindelser.

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige er:

Cortex Solutions CVR-nr. 34151075 Fladholm 40 6200 Aabenraa Telefon: 70 60 88 90 E-mail: mail@cortexsolutions.dk Web: www.cortexsolutions.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på mail@cortexsolutions.dk.

2. Hvornår behandler vi personoplysninger?

Vi kan blandt andet behandle personoplysninger, når du:

• besøger vores hjemmeside
• udfylder kontaktformularen
• sender os en e-mail
• ringer til os
• anmoder om et tilbud
• bliver kunde
• repræsenterer en kunde
• repræsenterer en leverandør eller samarbejdspartner
• deltager i et projekt sammen med os
• giver os adgang til systemer eller oplysninger som led i en opgave.

3. Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af relationen kan vi blandt andet behandle:

Kontaktoplysninger

• navn
• virksomhed
• stilling
• e-mailadresse
• telefonnummer
• adresse.

Kunde- og aftaleoplysninger

• tilbud
• aftaler
• korrespondance
• projektoplysninger
• fakturaoplysninger
• betalingsoplysninger
• supporthistorik.

Tekniske oplysninger

Afhængigt af hjemmesidens og systemernes tekniske opsætning kan der behandles:

• IP-adresse
• tidspunkt for adgang
• browser
• enhedstype
• tekniske logs
• sikkerhedshændelser
• cookie- og samtykkeoplysninger.

4. Oplysninger du selv giver os

Når du kontakter os, behandler vi de oplysninger, du selv giver os. Vi opfordrer til, at følsomme eller særligt fortrolige personoplysninger ikke sendes gennem en almindelig kontaktformular eller almindelig e-mail, medmindre dette er nødvendigt og konkret aftalt.

5. Kontaktformular og henvendelser

Når du anvender kontaktformularen eller kontakter os på anden måde, behandler vi dine oplysninger for at:

• besvare henvendelsen
• forstå dit behov
• vurdere en mulig opgave
• udarbejde tilbud
• følge op på et muligt samarbejde.

Behandling af oplysninger om kontaktpersoner hos virksomheder sker normalt på baggrund af vores legitime interesse i at kommunikere med potentielle kunder og forretningsforbindelser. Hvis du personligt er part i en potentiel aftale, kan behandlingen desuden være nødvendig for at gennemføre foranstaltninger før indgåelse af en kontrakt.

6. Kunder

Når du eller virksomheden, du repræsenterer, er kunde, kan vi behandle oplysninger med henblik på:

• levering af vores ydelse
• projektstyring
• kommunikation
• support
• fakturering
• dokumentation
• administration af kundeforholdet.

Ved erhvervskunder behandles kontaktpersoners oplysninger normalt på baggrund af vores legitime interesse i at administrere kundeforholdet.

7. Tilbud og potentielle kunder

Vi kan opbevare relevante kontakt- og tilbudsoplysninger for at følge op på en konkret henvendelse og dokumentere tidligere dialog.

At en person tidligere har kontaktet Cortex Solutions betyder ikke i sig selv, at vi frit kan anvende oplysningerne til ubegrænset elektronisk markedsføring.

8. Fakturering og bogføring

Vi behandler oplysninger, som er nødvendige for:

• fakturering
• betaling
• bogføring
• dokumentation af virksomhedens transaktioner.

Behandlingen sker blandt andet for at opfylde vores retlige forpligtelser.

Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringsreglerne.

9. Leverandører og samarbejdspartnere

Hvis du repræsenterer en leverandør eller samarbejdspartner, kan vi behandle:

• navn
• arbejdskontaktoplysninger
• stilling
• korrespondance
• oplysninger om samarbejdet.

Formålet er at etablere, administrere og dokumentere vores forretningsrelation.

10. Hjemmesidens tekniske drift

Ved besøg på hjemmesiden kan tekniske oplysninger blive registreret med henblik på:

• at levere hjemmesiden
• at sikre stabil drift
• fejlretning
• forebyggelse af misbrug
• informationssikkerhed.

Behandlingen kan ske på baggrund af vores legitime interesse i at drive og beskytte hjemmesiden og vores systemer.

11. Cookies og lignende teknologier

Hjemmesiden kan anvende cookies og lignende teknologier.

Teknologier, som er teknisk nødvendige for hjemmesidens funktion, kan anvendes uden samtykke, hvor gældende regler tillader dette.

Hvis vi anvender statistik-, marketing- eller andre ikke-nødvendige teknologier, som kræver samtykke, aktiveres disse først efter brugerens relevante valg.

Et sådant samtykke kan ændres eller trækkes tilbage via hjemmesidens cookieindstillinger.

Den aktuelle cookieoversigt skal altid afspejle de teknologier, der faktisk anvendes på hjemmesiden.

12. Elektronisk markedsføring

Cortex Solutions udsender alene elektronisk markedsføring, når der foreligger et lovligt grundlag efter gældende markedsføringsregler. Hvor markedsføring bygger på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage.

13. Cortex Solutions som dataansvarlig

Cortex Solutions er dataansvarlig, når vi selv bestemmer formålet med behandlingen. Dette vil normalt være tilfældet i forbindelse med:

• vores egen hjemmeside
• kontaktformular
• egne kundeoplysninger
• tilbud
• fakturering
• bogføring
• almindelig forretningskorrespondance
• egen informationssikkerhed.

14. Cortex Solutions som databehandler

I kundeprojekter kan Cortex Solutions få adgang til personoplysninger, som kunden er dataansvarlig for. Hvis Cortex Solutions alene behandler oplysningerne på kundens vegne og efter kundens instruks, fungerer Cortex Solutions som databehandler. I sådanne tilfælde indgås en særskilt databehandleraftale. Denne persondatapolitik erstatter ikke en databehandleraftale.

15. Kundedata i projekter

Ved udvikling af eksempelvis:

• apps
• webapplikationer
• AI-løsninger
• integrationer
• automatiseringer
• dashboards
• interne systemer

kan Cortex Solutions få adgang til data i kundens systemer.

Data anvendes alene til relevante og aftalte formål. Hvor adgang til personoplysninger kan undgås eller begrænses, tilstræber vi at minimere adgangen.

16. Anvendelse af kunstig intelligens

Cortex Solutions arbejder professionelt med AI-baserede teknologier. Hvis en AI-tjeneste skal anvendes til behandling af personoplysninger, vurderes blandt andet:

• formålet
• nødvendigheden
• typen af oplysninger
• behandlingsgrundlaget
• leverandøren
• databehandlerforholdet
• sikkerhed
• opbevaring
• underdatabehandlere
• behandlingssteder
• eventuelle tredjelandsoverførsler.

Vi bestræber os på ikke at overføre personoplysninger eller fortrolige kundeoplysninger til eksterne AI-tjenester uden et relevant formål og lovligt grundlag.

17. Automatiserede afgørelser

Cortex Solutions anvender som udgangspunkt ikke personoplysninger indsamlet gennem den almindelige hjemmeside eller vores almindelige kundeforhold til afgørelser, som alene træffes automatisk og har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning for den registrerede.

Hvis en konkret kundeløsning anvender automatiserede afgørelser, håndteres dette særskilt i forhold til den konkrete løsning og dataansvarlige.

18. Leverandører

Vi kan anvende eksterne leverandører til blandt andet:

• hosting
• e-mail
• domæner
• økonomisystemer
• cloudinfrastruktur
• databaser
• filopbevaring
• udviklingsværktøjer
• AI-tjenester
• sikkerhed
• backup
• kommunikation.

Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, skal være reguleret af relevante databeskyttelsesretlige aftaler.

19. Videregivelse

Cortex Solutions sælger ikke personoplysninger.

Personoplysninger kan videregives, hvis:

• det er nødvendigt for den aftalte ydelse
• det følger af lovgivningen
• en myndighed lovligt kræver oplysningerne
• det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav
• det lovligt er nødvendigt som led i virksomhedsoverdragelse eller tilsvarende.

20. Behandling uden for EU/EØS

Nogle teknologileverandører eller deres underleverandører kan være etableret uden for EU/EØS eller give adgang til oplysninger fra et tredjeland.

Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, skal der foreligge et gyldigt overførselsgrundlag.

Dette kan eksempelvis være:

• EU-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
• relevante standardkontraktbestemmelser
• andet gyldigt grundlag efter gældende databeskyttelsesregler.

Hvor det er nødvendigt, vurderes også behovet for supplerende sikkerhedsforanstaltninger.

21. Informationssikkerhed

Cortex Solutions anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger afhængigt af behandlingens karakter og risiko.

Det kan blandt andet omfatte:

• adgangsstyring
• stærke adgangskoder
• multifaktorautentifikation
• begrænsede brugerrettigheder
• sikker konfiguration
• kryptering
• backup
• opdateringer
• logning
• begrænsning af adgang til kundedata.

Af sikkerhedsmæssige årsager offentliggør vi ikke detaljer, der kan svække beskyttelsen af vores systemer.

22. Opbevaring og sletning

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt i forhold til det formål, de blev indsamlet til. Opbevaringsperioden afhænger derfor af typen af oplysninger og relationen.

23. Henvendelser, der ikke fører til samarbejde

Almindelige henvendelser, som ikke fører til et samarbejde, gennemgås med henblik på sletning, når der ikke længere er et sagligt behov.

Som udgangspunkt slettes eller anonymiseres almindelige kontaktoplysninger senest 12 måneder efter sidste relevante kontakt, medmindre der foreligger et konkret grundlag for længere opbevaring.

24. Tidligere kunder og forretningsrelationer

Kontakt- og projektoplysninger gennemgås løbende.

Almindelige kontaktoplysninger kan slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et sagligt formål med opbevaringen.

Oplysninger kan opbevares længere, hvor det eksempelvis er nødvendigt af hensyn til:

• aftaledokumentation
• garanti- eller supportforhold
• retskrav
• lovpligtig dokumentation.

25. Regnskabsmateriale

Regnskabsmateriale opbevares i den lovpligtige periode.

Hvis oplysninger efter projektets afslutning alene opbevares på grund af bogføringsreglerne, anvendes de kun i det omfang, det er nødvendigt til dette formål.

26. Projektdata

Når Cortex Solutions er databehandler, følger sletning og tilbagelevering af personoplysninger:

• den konkrete databehandleraftale
• kundens dokumenterede instrukser
• gældende databeskyttelsesregler.

27. Retskrav

Oplysninger kan i særlige tilfælde opbevares længere, hvis det konkret er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Oplysninger opbevares ikke alene “for en sikkerheds skyld”, hvis der ikke længere eksisterer et relevant formål.

Dine rettigheder

28. Ret til indsigt

Du kan efter omstændighederne få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt øvrige oplysninger om behandlingen.

29. Ret til berigtigelse

Du kan anmode om at få urigtige oplysninger rettet eller ufuldstændige oplysninger suppleret.

30. Ret til sletning

Du kan i visse tilfælde anmode om at få personoplysninger slettet.

Retten er ikke ubetinget, eksempelvis hvis Cortex Solutions efter lovgivningen skal opbevare oplysningerne.

31. Ret til begrænsning

Du kan i visse situationer anmode om, at behandlingen af dine oplysninger begrænses.

32. Ret til indsigelse

Hvis behandlingen sker på baggrund af en legitim interesse, kan du efter omstændighederne gøre indsigelse mod behandlingen af grunde, der vedrører din særlige situation.

33. Dataportabilitet

Hvis de relevante betingelser er opfyldt, kan du have ret til at modtage oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

34. Tilbagetrækning af samtykke

Hvis en behandling bygger på samtykke, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage.

Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.

35. Henvendelser om rettigheder

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte mail@cortexsolutions.dk.

Vi kan have behov for at sikre din identitet, før vi udleverer, retter eller sletter oplysninger.

36. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.

Du kan desuden klage til:

Datatilsynet Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Telefon: 33 19 32 00 www.datatilsynet.dk

37. Ændringer

Persondatapolitikken kan løbende blive opdateret, eksempelvis hvis vores:

• tjenester
• systemer
• leverandører
• behandlingsaktiviteter

ændres.

Den aktuelle version offentliggøres på www.cortexsolutions.dk.

Cortex Solutions

CVR-nr. 34151075 Fladholm 40 6200 Aabenraa Telefon: 70 60 88 90 E-mail: mail@cortexsolutions.dk www.cortexsolutions.dk