7 tegn på at en proces bør automatiseres

1. De samme oplysninger tastes flere gange

Hvis data kopieres fra en formular til et regneark og derefter videre til et andet system, er processen oplagt at undersøge.

2. Medarbejdere bruger tid på at flytte status

Når en opgave ændrer status, kan systemet ofte opdatere næste trin og de relevante personer automatisk.

3. Nogen skal huske at sende den samme besked

Bekræftelser, påmindelser og standardbeskeder kan ofte udløses af en konkret handling i stedet for hukommelse.

4. I leder efter den seneste version

Når information er fordelt på mails, mapper og regneark, kan én fælles løsning give et mere pålideligt overblik.

5. En opgave følger næsten altid de samme trin

Jo mere forudsigelig processen er, desto lettere er det at lade systemet klare de faste dele og lade medarbejderen tage de beslutninger, der kræver vurdering.

6. Kunder eller kolleger spørger ofte efter status

En portal eller et fælles dashboard kan gøre status synlig uden ekstra mails og opkald.

7. Fejl opstår i overleveringen mellem mennesker

Hvis information tabes, når en opgave flyttes fra én person til en anden, kan faste regler og tydelig ansvarstildeling reducere friktionen.